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怎样提高分享会的效率(7招打造高效率会议术)

文章来源:http://www.huashangguanli.cn 发布时间:2022-11-24 浏览次数:7

怎样提高分享会的效率(7招打造高效率会议术)

你是不是也遇到过下面这种情形:

有时候开了几个小时的会,大家看起来也都很努力,一件事情甚至被反复讨论了很多次,但当一切结束之后,出现的结果却是「那接着我们要怎做?」 或是「刚刚的结论是什么?谁来负责“」。#职场达人炼成记#

诸如此类的现象,几乎存在于每个企业之中...…

究竟可以怎么改善会议流程,才能提升会议质量?这篇文章会从会议前、中、后的不同行动告诉你,该如何让“会议”变得有效、高效?

一、会议准备阶段

开会主要在于争取沟通与形成共识,而不是等坐在会议桌前才开始。

一个好的会议要尽可能让与会者在进入会议室之前,就清楚这个会议要谈什么(会议目标/主题),谈出什么结果(会议结论),以及如何谈出来(会议议程/规则)。#大型开会吐槽现场#

1.确定会议目标

很多会议缺乏明确的目标,大家花了时间却没有得出结论。在召开会议前,先问问自己会议目的或主要议题是什么。

2.设定会议议程

开会必须先准备议程,一份完整的议程应该包含以下元素:

预期结果:我们需要在会议上达到什么目标?

参与者:必要的参与人都有谁?会议引导者是谁?

报告顺序:会议将按什么顺序进行?

预计时间:每个主题将花费多少时间?

日期和地点:会议何时、何地举行?

3.下发会议资料

会议规划者应该事先准备开会资料(包括与议题有关的参考资料),并分发给与会者,请大家预先阅读,确保每个人都清楚知道会议讨论的事项、自己的角色,引导其进行必要的前期思考。

二、会议进行阶段

4.会议开场破冰

会议引导者应该准备一个 1 分钟左右简单有力的开场,简明扼要地说明会议的目的及规则。跳过这一个关键部分,很容易让与会者开了很久的会,都还是搞不清楚自己为何会坐在这里,或是随意提出不相干的讨论主题。#职场人开会焦虑症#

重申会议目标后,会议引导者也需要花点时间激励房间里的人参与,简单说明与会者的任务,让大家知道自己可以贡献什么专业知识来实现目标。

5.制定会议规则

很多会议要么就是没人发言,要么就是大家争先恐后只想说自己想表达的事情,或者是人人都盯着眼前的电脑,缺乏参与。

制定会议规则,引导大家用正确的方式沟通和讨论,可以解决很多问题。 一些通用的基本规则包括:

做好时间管控:将议程写在白板上,严格按照时间表开会,如果议题讨论即将超时又尚未达成决议,主席必须动用表决或亲自决议。 假如讨论时发现该议题的确牵涉复杂,眼前没有足够资讯可供做出正确判断,或不同部门需要再回去讨论,则可暂时搁置,订定下次开会时间之后,进入下一议题讨论。

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管理专注力:规范大家在会议中使用电子产品的方式,例如请大家先集中放置手机与电脑,确保大家的注意力集中,加速讨论速度。

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让与会者陆续发言:每个与会者都必须参与讨论与发言,为会议做出贡献,不能只有人在而心不在。 但是在会议中,往往只有几个人愿意或较擅长表达自己的想法。 主席必须适时地请内向者发言,或是营造有利于讨论的心理安全感。

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不要强迫、勉强下结论:会议结论绝不能在意见分歧时,为了节省麻烦,而做出单一的奇怪结论。发生分歧主要是因为各自假设前提不同,而产生不同的论点。 所以要解决冲突,就得厘清各方的假设,再整理出意见本身的差异。

6.确认会议结论

一次会议可能讨论了一整个项目的流程,对每个人来说都是长期而庞大的工作,特别是会议进行到最后,大家很可能忘了前面讨论过的内容。这样的会议回去后,不一定能立刻推动项目的进行。#职场进化论#

所以,在会议最后,引导者需要花费1-3分钟进行总结,再次确认和记录下这次会议的所有结论、行动计划、时间点、负责人和进度检查点,并让所有的与会者都同意这些内容。

这里最好能在会后当天再同步一份“会议记录”和“执行计划清单”给大家,不只可以帮助每个与会者再度确认会议结果,也更有利后续追踪管理进度。

三、会后跟进阶段

7.确实跟进结果

“散会不追踪,开会一场空”,会议结束后,主持人还要负责继续跟进,确保每个行动项都已如约履行,在会议结束后的几天或几周后安排一次追踪会议会很有帮助,不只可以督促大家,也有助于减少重复、无效的会议。#管理#

如果有些重要项目是在下次会议中需要持续追踪讨论,建议于下次会议开始前就将本次的执行结果于会议前发送,让与会者在会议前事先研读。

很多人期望透过会议来解决问题,但是却没在会议前好好对议题作准备,导致会中弱回应,会后无跟进,这样的会议很难达到预期成效。

会议组织者要学会用项目管理的思维去开会,做好会前准备、会中管控、会后跟踪3个流程的管理。除了上面提到的7个开会要点,也可以尝试利用 @智办事 这类项目管理软件,让会议管理更便捷高效。

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