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如何设计科学合理的企业制度(用五个步骤设计企业制度流程和制度)

文章来源:http://www.huashangguanli.cn 发布时间:2022-12-17 浏览次数:37

如何设计科学合理的企业制度(用五个步骤设计企业制度流程和制度)

没有科学的制度,哪来合理地执行?如果制度本身存在问题,甚至是荒唐的问题,那么,一味贯彻执行,只会让结果更加难堪。实施科学管理,不妨从设计科学的管理制度开始。

第一步:充分调研:分析和观察企业存在的问题

第二步:明确要素:确定制度设计的目标、理念和原则

第三步:定位人群:弄清制度的“有关各方”都是谁

第四步:集思广益:制定制度要员工参与进来

第五步:撰写制度:将成形的制度框架用文字表述出来

如何充分调研?

关于管理制度设计的第一步如何开启,不同的人有不同的看法,有的人觉得,应该首先明确企业的长期战略布局、中短期经营目标,让制度始终为规划和目标服务;也有的人认为,制度的设计应该以组织架构、职能职权为依据,应该保障管理行为顺畅;也有人认为,制度设计首先应该坚定人性本善,用本善作为制度设计的出发点。

实际在笔者来看,企业制度设计不管采用那种设计初心,都离开扎根企业的扎实 调研。在调研中去寻找,没有调研就没有发言权,没有调研就无法为制度设计定理念、做假设、建模型提供依据。

任何企业都是一样,要想制定出科学合理的制度,都必须进行实地调研。不做调研而制定的制度,就好比纸上谈兵。文韬武略,读书万册的赵括为什么大不了胜仗?究其原因,还是在于他从不去军营考察,他不懂得实际操作,他制定出的打仗策略只停留在纸上,而无法真正激发将士们的斗志。

如何充分调研?建议从以下几个方面考虑着手:

第1:调研者的身份隐藏。目前很多企业的变革或创新模式,要么就是对接一下咨询公司,要么就是聘请一个外部专家加上内部人员成立一个变革小组,然后开始访谈、或者问答卷的方式进行调研,这种方式收到的调研结果会比预期的差点,原因在于,很多人在访谈时诸多考虑,或多或少的会隐藏自己的真实想法。笔者建议一种调研方式——隐藏式调研方式,不管是企业层面还是调研者本身有意地把自己隐藏起来,让自己“隐藏”在企业的基层、中层或高层中,与各级员工在一起,一同上下班、亲身体会、用心感受各级员工的感受,倾听企业的真实声音,感受企业内部各级员工的所思、所想、所忧,所盼。

第2:企业文化的充分调研是前提。

企业文化是属于意识领域的总结,也是很多企业发展的根本力量。不同的文化种群在一个企业内部不断冲撞、磨合,最后相互妥协和接手,从而形成共同的企业文化。只有对这种企业文化充分调研,了解文化本身以及背后所传达的理念或文化,才能真正地了解这个企业的背景和实况。只有真正了解企业的背景、沿革及现状才能立足实际、设计制定出符合企业现状,容易被大多数员工接收的制度体系。

第3:对企业内部关系网络进行制度设计调研。

企业内部关系网络从组织架构上讲指的是矩阵型的组织架构,从沟通关系上论指的部门与部门间纵向、横向的沟通联系。

纵向关系——组织内部自上而下的指令型管理联系。老板掌握资产,拥有企业的绝对产权和绝对权力。老板聘请总经理,也就是所有权和经营权分离,总经理在老板授权范围内行使职权。再向下,总经理聘用各级员工,层层授权,层层管理,从而在组织内部形成责、权、利的分配格局。调研要充分聚焦纵向关系,权责格局的变动和微妙关系,远不是纸面调研和一次访谈能描述清晰和完整的。

横向关系——围绕流程、进程和线程而生成的分工与协作关系。企业内部按照分工原则被分割成若干个功能模块、业务流程的管理流程,就像一串念珠,将分割后的各个功能模块、分工后的各个岗位衔接起来。多数企业对流程重视,但却容易忽略基于流程的进程管理,更谈不上对进程的时序、缓冲、并发、同步等进行周密规划,企业很多流程都是自发进行的,需要深度调研,没有进程管控的流程往往是无序和形式的,同样流程执行的制度也是很难落地的。所以横向管理的充分调研应围绕制度配套的流程,进程约束的流程开展。

杨树易栽易活,具有极强的适应性和生命力,可如果非要在生态条件不适合的荒漠沙地地里栽种,也只会出现“年年种树不见树”的结果。同样,管理制度也不是想栽什么就栽什么,想怎么栽就怎么栽,而是要根据企业内部生态条件,但关键的前提是必须充分了解并准确把握这些生态条件,是制度设计取得成功的关键。

如何明确制度设计的目标、理念和原则?

制度设计的目标、理念和原则就好比国家的《宪法》一样,是制度设计最根本的、最基础的规则。那么,企业要如何确定制度设计的目标、理念和原则呢?

1、确定制度设计的目标

明确制度设计的目标是制度制定的关键所在。制度存在的意义在于确保企业经营秩序的稳定,从而促使各项经营目标的达成。

在实操经验中,因为企业往往具有不同的目标群,因此在制度设计的时候往往容易将多种目标诉求集中于制度管理。这样背景下的制度设计往往会导致“一个制度多个目的,执行混乱”的尴尬局面,最后的结局是制度流于形式。

在笔者看来,制度设计的第一目标是让制度符合企业的发展阶段和现状。

比如,企业在初创阶段,各项经营管理都属于在摸索中前进,既然是摸索就注定会有很多错误的管理行为,那么试错、纠偏就是常态化的管理行为。这种阶段下的各项制度不管是制订还是运行都可以相对粗放。那么这个阶段制度设计的目标就是:

“明确核心底线原则、以经济利润为导向,建立大框架、保障正常秩序,确保经营收入和利润底线”

当企业发展阶段进入成熟期,企业的发展战略目标十分明确、清晰时,制度设计核心目标已与企业战略目标达成一致,制度设计的目标可以发展战略目标直接提取和转化。

在提取和转化的过程中,需要注意的是:

当企业采取差异化竞争战略时,制度设计目标应侧重分权、机动和灵活,对各级管理者和执行者的约束相对空间要小,但不是无原则化。

当企业采取成本领先竞争战略时,制度设计目标应侧重集权、标准和执行,对各级管理者和执行者的约束空间相对要大,但不是死板和僵化。

2、制度设计的理念

在确定好制度设计的核心目标后,就可以围绕该目标来确定制度设计的理念和原则了。

理念或原则本质上也就是“定调子”。

不同的企业有不同的文化,不同的文化造就不同的制度理念,笔者无法统一总结,只是在实操中总是一个有趣的现象:

很多企业的老板总是认为,公司的制度设计和制定是总经理或管理团队的职责,和自己没有太多的关系,脱手不管。但是等到制度出台后,总觉得制度建立得很别扭,不是自己想要的。

这种存在一种误区,制度设计和制度制订确实是管理团队的职责,但制度的设计理念确是来源于老板文化或企业文化,制度从某种程度上也是文化的一种载体。老板可以不参与具体的制定过程,但需要前期沟通或传达自己的经营理念、经营文化和经营原则。

3、制度设计的原则

制度建设并不是各级管理者根据自我意识,随心所欲地制定的,而是需要在各项原则的指导下制定的。

如果说理念是火车头,车子要想跑得快,全靠车头带,但也不忽视了轨道的作用,轨道好比原则,火车没有轨道承载就无法安全行驶,制度设计如果缺失原则就会变得毫无原则。

制度设计的原则主要有:

(1)制度设计要健全,这样在未来执行的过程中才能做到奖惩有据;

(2)制度设计要简单、简单、再简单,这样在未来执行时才便于落地;

(3)制度设计不能与国家法律法规相违背,经营必须合法合规这是基本原则;

(4)制度设计要根据实际需要,以能发挥实际效果为目的

(5)制度设计要形成完整的体系,彼此相互配套,避免重复和相互矛盾

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